Voorbereiding
1. Plannen maken en onderzoek doen
‘Het lijkt me zo leuk’, is niet genoeg. “Het starten (of overnemen) van een bed and breakfast is niet zomaar iets”, benadrukken B&B-eigenaren Petra en Maurice van Hoeve de Haar in Ambt Delden. Begin goed voorbereid met een doordacht plan. Dit is niet alleen voor de bank van belang, maar ook voor jezelf als eigenaar. Stel een financieel plan (met onderhoudsbuffer!) op. Schakel desnoods een financieel adviseur in om jouw plannen, wensen, maar ook jouw financiële situatie in kaart te brengen en dit helder te krijgen.
Het verkrijgen van een financiering voor een B&B is niet makkelijk. Je hebt meestal een zakelijke financiering nodig (B&B) en een privé-financiering (woonhuis). Dat betekent dat je binnen een bank met verschillende afdelingen te maken krijgt.
Ervaar zelf hoe het bij andere B&B’s is; wat spreekt je aan? Wat juist niet? Petra en Maurice deden dit ook en kwamen tot de volgende conclusie: “Ben gastvrij en authentiek. Dat kan alle kanten op en in alle stijlen zijn. Maar doe wat bij jou past, dat is heel belangrijk.”
2. Een bestaande bed and breakfast overnemen of op nul beginnen?
Bij het overnemen van een bestaande bed and breakfast begin je niet bij nul qua omzet en bezetting. Je neemt het opgebouwde bedrijf over van de voormalige eigenaren. Het is daarom goed om bij de bestaande locatie cijfers op te vragen van de afgelopen jaren. Zo krijg je inzicht in de kansen, maar ook bedreigingen.
Wil je een nieuwe bed and breakfast beginnen? Doe dan een eerst een check bij ruimtelijke plannen. Hier controleer je of het volgens bestemmingsplan mogelijk is om een B&B te starten op die locatie. Als dat niet mogelijk is, kan je altijd nog een verzoek bij de gemeente indienen. Het is goed om te weten dat veel gemeentes ‘bed and breakfasts aan huis’ toelaten. Zij stellen hier wel eisen aan. De voorwaarden verschillen, maar gaan vaak over het maximaal aantal bedden, overlast en brandveiligheid. Doe daarom goed navraag bij de desbetreffende gemeente.
Is er een bestemming of wordt de bestemmingswijziging of vergunningsaanvraag goedgekeurd? Dan is de eerste (belangrijke) stap gezet.
3. Maak je ‘dreamteam’ compleet
Vul je dreamteam van juridische adviespartners, zoals je financieel adviseur, aan met een fiscalist, een aannemer en een horecamakelaar (indien van toepassing). Met een team bestaande uit mensen met verschillende expertises ben je goed voorbereid. Je schakelt kennis en ervaring in op de gebieden waarin jijzelf misschien wat minder thuis bent.
4. Inschrijven KvK
Als je een B&B begint of overneemt, is het verplicht je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). De KvK geeft de gegevens door aan de Belastingdienst, dit hoef je niet zelf te doen. Als de Belastingdienst je als btw-ondernemer opneemt, krijg je een omzetbelastingnummer en een btw-id. Voordat je eventuele vergunningen bij de gemeente aanvraagt, is een inschrijving bij de KvK nodig.
5. Vergunningen & licenties
Bij het starten/runnen van een bed and breakfast zijn verschillende vergunningen en licenties nodig. Het verschilt per bestemming en gemeente welke van toepassing zijn. Ga deze regels en vergunningen ook goed na als je overweegt te verbouwen.
Heb je een B&B op een woonbestemming (de B&B is gevestigd op dezelfde locatie waar jij woont), dan kunnen de verplichtingen en vergunningen verschillen van een B&B-locatie met horecabestemming. Ga goed na welke bestemming bij jou van toepassing is en welke regels en vergunningen jouw gemeente hier aan stelt.
Heb je een horecabestemming, dan is een exploitatievergunning, sociale hygiëne en een eventuele terrasvergunning benodigd.
De diverse vergunningen en licenties op een rijtje:
- Brandveiligheid: Brandveiligheid is een belangrijk aspect. Bij een B&B locatie waar meer dan tien gasten mogen overnachten, moet je een omgevingsvergunning bij de gemeente aanvragen. Ook als jij een kleinere B&B hebt, is het natuurlijk van belang om voor jou en je gasten veiligheid te waarborgen. Denk aan het installeren van rookmelders en het verzorgen van blusdekens en brandblussers. Maak ook een vluchtplan met vluchtroute en verlichting, en kies bijvoorbeeld voor een draaislot op de deur. Maak deze brandveiligheidsplannen kenbaar aan jouw gasten.
- Melding milieubeheer: Als je een bed and breakfast begint, heb je te maken met milieuregels voor bedrijven. Hier voldoe je aan door een melding te maken van jouw B&B bij de gemeente.
- HACCP-plan of hygiënecode: Als je eten en drinken bereidt, dan moet je een voedselveiligheidsplan (HACCP-plan) hebben of een goedgekeurde hygiënecode volgen.
- Drank- en horecavergunning: Ga je in je B&B alcoholische dranken verkopen (en worden deze genuttigd in de B&B)? Dan is een drank- en horecavergunning verplicht.
- Legionellapreventie: Geeft een bestemmingsplan aan dat je overnachtingen mag aanbieden? Of heb je een woonfunctie en bied je overnachtingen aan voor meer dan vijf personen? Denk dan aan het treffen van legionellapreventiemaatregelen. Lees hier meer over deze maatregelen.
- Licenties voor muziek gebruik: Speel je muziek af in openbare ruimtes, dan heb je toestemming nodig van de muzikanten. Deze licentie regel je via Buma/Stemra.
6. Personeel
Het is afhankelijk van jouw type bed and breakfast of je (vanaf de start) personeel nodig hebt of niet. Behoud jij je baan of wordt de B&B jouw fulltime job? Afhankelijk daarvan kan je besluiten personeel aan te nemen voor bijvoorbeeld schoonmaak en/of ontbijt.
7. Onderhoudsbuffer
Maak een onderhoudsbuffer en houd rekening met het feit dat zaken periodiek terugkomen. Bijvoorbeeld energiekosten, het bijhouden van schilderwerk, brandinstallaties, cv-ketels, maar ook legionellapreventie (eens in de drie maanden controleren). Realiseer je dat de woning/het gebouw intensiever wordt gebruikt dan dat je er zelf woont.
8. Onderzoek doen/doelgroepanalyse
Breng wensen van een gemiddelde B&B-bezoeker in kaart. In hoeverre zijn deze anders dan die van een hotelgast? In hoeverre past het bij jouw concept en idee van een B&B. Hoe ga je de B&B inrichten en presenteren? Welke materialen gebruik je? Welke sfeer zet je neer?
Operationeel
9. Boekings/-reserveringssysteem
Ga op zoek naar een goed boekingssysteem wat bij jouw bedrijf past. Heb je alleen kamer(s) die gereserveerd kunnen worden? Of heb je bijvoorbeeld ook vergaderruimtes? Houd hier rekening mee.
Kijk ook naar een ‘channel manager’: een systeem dat rekening houdt met andere boekingssystemen. Ben je tot slot ook bewust van het feit dat reserveringswebsites en boekingsplatforms commissies rekenen.
10. Nachtregister
Als je een bed and breakfast runt, ben je verplicht een nachtregister bij te houden. Dit register is van belang voor de gemeente. Zij gebruiken dit voor de heffing van toeristenbelasting. Deze belasting draag je af aan de gemeente (alleen van toepassing als er toeristen buiten de gemeente overnachten).
11. Hoe ga je om met annuleringen
Annuleringen komen voor. Bereid je goed voor op deze situaties. Stel annuleringsvoorwaarden op en maak deze kenbaar in de algemene voorwaarden, op jouw website en in de reserveringsbevestiging.
12. Keuzes
Ga na welke keuzes je hebt en welke bij jouw locatie passen. Verzorg je zelf het ontbijt of besteed je het uit? Verzorg je de check-in op afstand of kies je voor een persoonlijke aanpak? Werk deze plannen en keuzes uit en ga na wat het beste bij jou en jouw B&B past.
13. Privacywet AVG
Vanaf 25 mei 2018 is de AVG-wet ingegaan. Dit betekent dat ook iedere B&B-eigenaar moet voldoen aan het beschermen van de persoonsgegevens van gasten. Je moet kunnen aantonen dat je de juiste maatregelen hebt gevolgd om persoonsgegevens te beschermen. Je bent verplicht om in kaart te brengen welke gegevens je verwerkt (zoals: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, betaal- en factuurgegevens), waarom je dat doet en hoe lang je deze gegevens bewaart. Lees hier meer over op de website van AVG.
14. Werk aan je vindbaarheid
Er zijn diverse (online) middelen om aan de vindbaarheid van jouw B&B te werken. Vaak begint het met eigen kanalen, zoals een website en social media. Daarnaast zijn er ook diverse boekingsplatforms, zoals booking.com en bedandbreakfast.nl waar je je kan aansluiten. De platforms hebben een goede vindbaarheid en dat maakt dat gasten ze veelvuldig gebruiken. De platforms werken op commissiebasis: voor elke boeking draag je een percentage af aan het platform.
Je kunt er ook voor kiezen om te adverteren bij offline en online media. Sluit je aan bij lokale toeristische platforms (die op landelijke en internationaal niveau het gebied promoten waar jij gevestigd bent). Of ga een samenwerking aan met influencer(s) of organisaties die bij jouw merk/bedrijf passen.
15. Privacy, privé is privé
Ga goed na of je het prettig vindt het grootste gedeelte van de tijd gasten in je directe omgeving te hebben. Zo niet, wees hier duidelijk in naar je gasten toe. Petra beaamt dit: ‘’Je bent altijd met gasten bezig, dus scherm dat ook af. Privé is privé. Stuur mensen ergens anders heen als tijdens het in- en uitchecken wordt schoongemaakt. Wees duidelijk naar je gasten. Als je dit niet goed doet, loopt werk en privé snel door elkaar heen”.
Achtergrond: Lees meer over B&B Hoeve de Haar en eigenaren Maurice en Petra. Hun persoonlijke ‘Ik Vertrek’, maar dan binnen Nederland.
